PENTINGNYA KOMUNIKASI PADA KARYAWAN

Dilihat dari tujuan utama pemberian benefit kepada karyawan yaitu antara lain untuk meningkatkan komitmen karyawan terhadap perusahaannya dan untuk memotivasi karyawan. Dengan tujuan ini Perusahaan cukup serius dalam menangani benefit bagi karyawan. Perusahaan mengerti bahwa masalah ini sangatlah penting. Seperti kita semua ketahui, sulit untuk mencapai kepuasan bagi seluruh karyawan secara merata, karena kebutuhan tiap orang berbeda-beda. Perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan karyawan agar karyawan merasa nyaman dalam bekerja di dalam perusahaan, namun tentu tidak semua karyawan puas dengan kebijakan perusahaan yang diambil. Salah satu benefit untuk mencapai tujuan seperti yang disebutkan diatas adalah jaminan kesehatan karyawan.

Untuk penerimaan benefit ini kepada karyawan, maka tentu saja perlu komunikasi dua arah. Mengapa komunikasi penting? Ya, memang harus ada komunikasi supaya tujuan pemberian benefit tidak sia-sia tentunya... Ingat pepatah mengatakan bahwa tak kenal maka tak sayang...

Komunikasi adalah hal yang penting bagi Perusahaan dan karyawan untuk mensosialisasikan, memahami, mengapresiasi dan melaksanakan benefit. Namun, hanya sedikit saja yang yakin bahwa perusahaan telah mengkomunikasikan dan karyawan telah memahami dengan baik mengenai adanya benefit terutama jaminan kesehatan ini. Mengapa ada kesenjangan dalam komunikasi antara karyawan dengan perusahaan terutama pada program benefit jaminan kesehatan ini? Sebuah lembaga bernama Colonial Life yang berkantor di Columbia, AS melakukan survei atas 650 orang manajer HR dan administrator benefit dengan menanyai mereka tentang benefit yang mereka sediakan dan sejauh mana karyawan memahami adanya benefit tersebut. Hampir lima persen manajer berpikir bahwa karyawan mereka bahkan tidak tahu-menahu perihal benefit yang tersedia bagi mereka.

Dalam sebuah survei terpisah jauh sebelumnya, yang dilakukan oleh Watson Wyatt Worldwide, ditemukan fakta bahwa karyawan lebih menghargai perusahaan yang memberikan benefit lebih sedikit namun dijelaskan dengan baik, ketimbang perusahaan yang benefitnya banyak namun mereka tidak tahu karena tidak ada penjelasan yang memadai.
Dari uraian di atas, dapat dilihat betapa pentingnya komunikasi antara perusahaan dan karyawan dalam hal benefit. Masalah komunikasi ini ternyata sering kali muncul dalam menjelaskan benefit. Kita berada di tengah antara perusahaan dan karyawan, dapat bertanya pada diri kita sendiri: apakah kita sendiri mengerti mengenai kebijakan, ketentuan dan prosedur benefit terutama jaminan kesehatan dan juga telah mengkomunikasikannya kepada karyawan di lingkungan atau area kita?

Personalia adalah pintu pertama berarti bagian yang langsung berhadapan dengan karyawan, sehingga mau tak mau personalia diharapkan mengetahui asuransi yang dipergunakan dan prosedur klaim untuk membantu karyawan baik informasi maupun kasus-kasus yang muncul.

Disini kita tidak membahas mengenai ketentuan asuransi kesehatan yang kita laksanakan, manfaat yang kita atau karyawan terima, cara klaim atau sebagainya. Mungkin kebanyakan kita mengetahui benar hal tersebut. Tapi yang menjadi permasalahan apakah disekitar kita memahami benar mengenai benefit tersebut?

Peran kita sebagai orang yang berada di antaranya menjadi jembatan bagi perusahaan dan karyawan. Komunikasi yang kita lakukan dapat dibedakan menjadi 2, yaitu komunikasi ke atas, misalnya kita berkomunikasi ke para pimpinan perusahaan dan komunikasi ke bawah, yaitu komunikasi dari tingkat yang lebih tinggi ke arah bawah. Ini sangat penting dan memang sulit. Kita harus menjelaskan ke karyawan, juga kita mendengarkan dan menerima masukan-masukan yang kemudian disampaikan ke manajemen perusahaan.

Kecanggihan pada era globalisasi saat ini, sungguh mengagumkan. Komunikasi menjadi lebih mudah dilakukan seperti dengan: surat elektronik (e-mail) yang dapat langsung diterima dalam hitungan per detik, kotak pesan (messanger), telepon genggam (mobile phone), SMS (short messanger service), 3G, dan seterusnya. Semua kemudahan tersebut memang tidak menjamin bahwa komunikasi akan berjalan lancar, dalam arti bisa diterima dan dipahami oleh pihak penerima.

Permasalahan yang timbul dalam komunikasi ini adalah:

1. Mendengarkan, masing-masing pihak berusaha untuk bicara sehingga tidak ada yang mendengarkan. Informasi yang disampaikan tentu akan sia-sia
2. Empati, jika mendengarkan tanpa empati, akan percuma saja berkomunikasi antar pihak. Dengan empati, diharapkan masing-masing pihak memahami permasalahan yang ada. Atau mudah berempati, alias termanipulasi oleh pihak lain, sehingga tidak efektif dalam penyampaian?
3. Saling adu bicara, lalu siapa yang mendengarkan?
4. Kurang pemahaman akan informasi yang akan disampaikan.
5. Bahasa dengan banyak jargon dan kecepatan pengucapan, yang sulit didengar dan dipahami oleh penerima
6. Cara penyampaian, karena akan lebih mudah menyampaikan kabar gembira daripada kabar yang lebih buruk.
7. Sulit menerima umpan balik dan seterusnya - yang tentu dapat diteruskan oleh Anda.

Oleh karena itu, kita perlu mengikuti kiat mempelajari keterampilan berkomunikasi, yaitu:

1. Harus menyadari mengapa keterampilan komunikasi penting dikuasai dan apa manfaatnya bagi kita
2. Harus memahami arti ketrampilan berkomunikasi dan bentuk-bentuk perilaku komponennya yang perlu kita kuasai untuk mewujudkan keterampilan itu
3. Harus rajin mencari atau menemukan situasi-situasi dimana kita dapat mempraktikkan ketrampilan tersebut
4. Tidak boleh segan atau malu meminta bantuan orang lain untuk memantau usaha kita serta memberikan penilaian tentang kemajuan yang sudah kita capai maupun kekurangan yang masih kita miliki
5. Tidak boleh bosan belajar atau berlatih. Keterampilan berkomunikasi tersebut harus kita praktekkan terus menerus.
6. Keseluruhan latihan tersebut harus kita bagi dalam satuan-satuan atau bagian-bagian tertentu, agar setiap kali dapat kita rasakan keberhasilan usaha kita. Misalnya, berlatih membangun sikap percaya, mengungkapkan pikiran secara jelas, mendengarkan dan sebagainya.
7. Akan sangat menolong bila kita dapat menemukan teman yang dapat kita ajak sebagai lawan berlatih.
8. Keterampilan berkomunikasi dengan seluruh komponen atau bagiannya teresbut harus terus menerus kita latih dan pratikkan, sampai akhirnya menjadi bagian dari diri kita

Lalu apakah yang perlu kita lakukan? Sebenarnya banyak cara untuk dapat menyampaikan kepada karyawan mengenai benefit yang mereka terima melalui media seperti misalnya:
1. buku panduan, yang dapat diakses di web perusahaan

2. program sosialisasi kepada karyawan di lokasi kerja

3. brosur atau surat atau email

4. majalah atau milis khusus karyawan

5. melalui video

6. melalui pertemuan dalam sebuah tim, atau bahkan

7. melalui pertemuan tatap muka secara pribadi

Jadi media apakah yang telah kita terapkan untuk dapat menyampaikan benefit kepada karyawan, sehingga karyawan juga termotivasi dan berkomitmen terhadap perusahaan, dan karyawan juga merasakan bahwa perusahaan berusaha untuk memenuhi kebutuhan jaminan kesehatan bagi dirinya dan keluarganya, sehingga dapat secara nyaman dan aman bekerja.
Colonial Life menanyai para manajer mengenai metode yang mereka gunakan untuk mengkomunikasikan mengenai benefit kepada karyawan, dan hasilnya sebagai berikut:
1. 90% manajer mengatakan, pertemuan tatap muka langsung dengan karyawan akan sangat meningkatkan pemahaman mereka mengenai benefit yang disediakan perusahaan, namun hanya 58% yang melakukannya.

2. 80% menggunakan metode pertemuan kelompok untuk menjelaskan soal benefit

3. 44% menjelaskannya melalui internet

4. 40% meminta karyawan untuk mencari tahu sendiri.

Dari survei di atas, kita dapat melihat mana metode yang efektif agar kita dapat mengkomunikasikan benefit perusahaan kepada karyawan. Kecanggihan teknologi tidak dapat menjamin akan terjadi komunikasi yang baik. Kita telah memberikan sosialiasi mengenai jaminan kesehatan kepada pertemuan kelompok, dan seluruh informasi mengenai benefit terutama jaminan kesehatan dapat diperoleh dari web perusahaan, namun apakah kita telah menerapkan pertemuan tatap muka langsung dengan karyawan sehingga meningkatkan pemahaman mereka tentang benefit yang ada?

Sumber:
- Blog: Beautiful Mind, 2008

- Dr. A. Supratiknya, Komunikasi Antarpribadi, 2000

- George A. Miller, Language and Communication, 1963

- Joseph A. DeVito, Komunikasi Antarmanusia, 1997

- Michael Armstrong and Helen Murlis, Reward Management, 2003

by : Elfiria